Utenti, ruoli e permessi

Ogni cooperativa può avere più utenti. Ognuno con email, password e ruolo che definisce i permessi.

Sezione: Sistema → Utenti (gestione persone) e Sistema → Ruoli & Permessi (gestione cosa può fare ogni ruolo).

Ruoli pre-configurati

Alla registrazione l'ente riceve questi ruoli, che puoi modificare o affiancare con ruoli tuoi:

• Amministratore: può tutto. Tieni almeno un amministratore.
• Commercialista: sola lettura di fatture, contabilità, fornitori, commesse e dichiarazioni. Non conta nel numero di utenti del piano.
• Amministrazione: clienti, fatture (anche emissione e invio allo SDI), contabilità, fornitori, commesse, contatti, file ed email.
• Segreteria: clienti, contatti, file ed email; fatture e contabilità in sola lettura.
• Collaboratore: cruscotto e commesse in sola lettura.

Nessuno di questi ruoli, tranne l'Amministratore, apre il personale o i moduli con dati di persone: quei permessi li aggiungi tu, a chi servono (vedi sotto).

Come si fa — Creare utente

1. Sistema → Utenti → Nuovo utente.
2. Email (univoca su CoopSuite), nome, cognome.
3. Ruolo (scegli tra predefiniti o custom).
4. Flag Invia email di registrazione → l'utente riceve link per impostare password.
5. Salva.

Come si fa — Ruolo custom

Per i ruoli verticali specifici (es. Coordinatore infanzia):

1. Sistema → Ruoli & Permessi → Nuovo ruolo.
2. Nome.
3. Spunta i permessi, raggruppati per sezione (es. Visualizza fatture, Consulta assistiti, ospiti, fascicoli, PAI e giri domiciliari).
4. Salva.
5. Assegnalo agli utenti pertinenti.

Permessi sensibili

Il gruppo Personale e documenti apre l'area Risorse Umane: dipendenti e loro documenti, presenze, scadenzario, dati per il consulente e archivio digitale. Chi può modificare corregge anche l'IBAN degli stipendi. Sono dati personali dei lavoratori: dalli solo a chi gestisce il personale.

Per i moduli con dati di persone (Fascicoli e PAI, Infanzia, Anziani, Migranti, Housing, Inserimento lavorativo, Turni):

• Due permessi nel gruppo Assistenza e dati sanitari: uno per consultare, uno per modificare. Senza il primo il modulo non compare nel menu.
• Alcuni dati (es. diario medico FSE) sono protetti anche da log di accesso: ogni apertura viene registrata.
• GDPR art. 32: abilita sempre la 2FA per gli utenti che accedono a questi moduli.

Audit log

Sistema → Audit log registra tutte le azioni. Filtri per utente, azione, oggetto, periodo. Fondamentale per conformità GDPR e ispezioni.

Suggerimenti

• Un utente per persona, non credenziali condivise.
• Minimo privilegio: solo i permessi necessari.
• Almeno due admin per evitare lock-out.
• Rivedi utenti ogni 6 mesi: chi esce → sospendi.

Problemi comuni

• "Questo utente non può accedere a questa sezione" → aggiungi il permesso al suo ruolo.
• Non vedo il menu "Sistema → Utenti" → serve permesso roles.assign (admin di default).
• Utente bloccato troppi tentativi → sblocco dopo 15 min, o admin reset password manuale.