Portare in CoopSuite i dati che hai già

Se arrivi da un altro gestionale o da fogli Excel, non devi reinserire tutto a mano. Hai due strade, e puoi usarle insieme:

• fai da solo, con gli strumenti di importazione di CoopSuite;
• ci mandi i file e li carichiamo noi. Per i dati dal 1° gennaio dell'anno in corso non costa nulla.

Fai da solo: cosa puoi importare

Per queste pagine serve un ruolo che possa registrare in contabilità: l'Amministratore può.

Le fatture si importano dagli XML, non dai riepiloghi in Excel: solo l'XML ha righe, aliquote, scadenze e dati SDI completi. Dagli XML CoopSuite crea da solo i clienti e i fornitori che non trova (li riconosce dalla partita IVA), salta le fatture già presenti e prepara le scritture di prima nota.

Come si fa — Importare clienti e fornitori

1. Dal vecchio gestionale esporta l'elenco dei clienti e quello dei fornitori. Con Fatture in Cloud: sezione Clienti (oppure Fornitori) → Esporta, in Excel. Escono due file separati, uno per tipo.
2. Apri Sistema → Importa da altro gestionale e usa il riquadro Anagrafiche.
3. Nel campo Il file contiene scegli Solo clienti, Solo fornitori oppure Clienti e fornitori. L'ultima scelta va bene solo se nel file c'è una colonna che dice, riga per riga, se è un cliente o un fornitore.
4. Scegli il file e clicca Carica e analizza.
5. Controlla l'anteprima: vedi il formato riconosciuto, quanti clienti e fornitori sono stati letti e gli eventuali avvisi. Finché non confermi, non viene salvato nulla.
6. Se va bene clicca Conferma e importa, altrimenti Annulla.

Cose da sapere:

• Doppioni: chi ha già la stessa partita IVA viene saltato; senza partita IVA il confronto si fa sul nome. Se ricarichi lo stesso file, le anagrafiche non raddoppiano.
• IBAN: CoopSuite controlla le cifre di controllo. Quelli sbagliati restano fuori e compaiono negli avvisi: li inserisci poi a mano nella scheda del fornitore.
• File .xls (il vecchio formato Excel): aprilo con Excel o LibreOffice e salvalo come .xlsx o .csv.
• Fogli Google: scaricali come .xlsx o .csv.

Formati riconosciuti: Fatture in Cloud (solo anagrafiche), Zucchetti Ad Hoc Revolution e Mago.NET, TeamSystem Gestionale 1 e Reviso, e un formato generico con intestazioni di colonna in italiano. Il formato lo riconosce CoopSuite dalle intestazioni; la tabella completa è in fondo alla pagina di importazione.

I riquadri Saldi piano dei conti e Prima nota servono a chi porta in CoopSuite anche la contabilità: usali d'accordo con il tuo commercialista, perché i saldi di apertura devono quadrare con il bilancio di chiusura dell'anno prima.

Ci mandi i file: cosa carichiamo noi

Senza costi carichiamo i dati dal 1° gennaio dell'anno in corso: libro soci, clienti e fornitori, piano dei conti, saldi di apertura e documenti (fatture, scritture) nei formati che CoopSuite legge.

Vanno bene file Excel, CSV o le esportazioni del programma che usi adesso, purché siano tabelle leggibili. Per le fatture mandaci gli XML o lo ZIP scaricato dall'Agenzia delle Entrate.

A parte, e a pagamento, si possono concordare:

• dati degli anni precedenti (storici);
• bonifica dei dati di origine, per esempio doppioni o codici fiscali sbagliati nel vecchio gestionale;
• importazioni ripetute dello stesso tipo di dato;
• formati che CoopSuite non legge.

Per i dati dei moduli di settore (assistiti, bambini, PAI, fascicoli, donatori, alloggi, personale) scrivici prima di mandare i file: ti diciamo cosa si può caricare e come.

Come si fa — Richiedere il caricamento

1. Completa prima l'Anagrafica cooperativa (partita IVA, codice SDI, PEC).
2. Attiva i moduli che userai, così sappiamo dove vanno i dati.
3. Prepara un file per tipo di dato (soci.xlsx, clienti.xlsx, fornitori.xlsx…) e gli XML delle fatture.
4. Clicca Assistenza in alto nel gestionale (oppure Sistema → Supporto → Nuovo ticket).
5. Nell'oggetto scrivi «Migrazione dati». Nel messaggio indica quale programma usi oggi e cosa contengono i file, e allegali (fino a 10 MB per file).
6. Invia la richiesta.

Se non sei ancora registrato, scrivici dalla pagina Contatti scegliendo Importazione dei dati da un altro gestionale.

Prima facciamo una prova, poi controlliamo con te che i totali tornino e infine carichiamo. Di solito bastano 2–5 giorni lavorativi dall'invio dei file, secondo il volume e l'ordine dei dati.

Al termine controlla le quadrature (saldi, partitari, registri IVA, cespiti, libro soci) e confermale per iscritto. Se entro 30 giorni non segnali errori, la migrazione si considera accettata (art. 14 dei Termini di servizio). Della correttezza dei file che ci mandi resti responsabile tu.

Cosa velocizza (e cosa rallenta) il lavoro

Suggerimenti

• Non cancellare nulla dal vecchio gestionale finché non hai verificato che in CoopSuite c'è tutto.
• Manda la versione più recente. Se tra l'invio e il caricamento hai emesso altre fatture o ammesso altri soci, mandaci anche quelli.
• Dicci se hai già inserito qualcosa a mano, così non lo duplichiamo.
• Gli allegati restano nel ticket. Li vedono l'assistenza CoopSuite e, nella tua cooperativa, chi ha accesso alla pagina Supporto. Vengono cancellati con il resto dei dati dopo la chiusura dell'abbonamento.

Problemi comuni

• «Il file non dice quali righe sono clienti e quali fornitori» → hai scelto Clienti e fornitori ma nel file non c'è la colonna del tipo: ricaricalo scegliendo Solo clienti o Solo fornitori.
• «Il file è nel vecchio formato Excel (.xls)» → aprilo e salvalo come .xlsx.
• «Formato file non riconosciuto» → le intestazioni delle colonne non corrispondono a nessuno dei formati previsti. Mandaci il file con una richiesta di assistenza.
• «Sessione import scaduta» → è passato troppo tempo tra l'anteprima e la conferma: ricarica il file.
• «Il vecchio gestionale non esporta» → quasi tutti lo fanno, spesso sotto Strumenti, Impostazioni o Report. Le fatture puoi sempre scaricarle in XML dal sito Fatture e Corrispettivi dell'Agenzia delle Entrate.