Gestione clienti

Ogni cliente è un'anagrafica che crei una volta e poi richiami in offerte, ordini, commesse e fatture. I dati fiscali (P.IVA, codice fiscale, codice SDI, PEC) sono quelli che CoopSuite usa per la fattura elettronica.

La sezione è in Anagrafiche → Clienti.

L'elenco dei clienti

• La ricerca trova per nome, partita IVA, email del referente o codice cliente.
• Per ogni cliente vedi codice, ragione sociale, P.IVA e codice SDI, stato.
• Il segnale rosso dup accanto alla P.IVA dice che la stessa partita IVA è su più clienti: probabilmente è un doppione.
• Export scarica l'elenco in Excel.

Come si fa — Creare un cliente

1. Apri Anagrafiche → Clienti e clicca Nuovo Cliente.
2. Autocompilazione da P.IVA: scrivi la partita IVA (11 cifre, senza IT) e clicca Cerca. CoopSuite compila denominazione, P.IVA, codice fiscale, codice SDI e indirizzo. PEC, email, REA e gli altri dati vanno inseriti a mano.
3. Tipo Soggetto: Azienda / Società, Privato o Privati solidali (2 persone).
4. Dati Fiscali e Sede: P.IVA, codice fiscale, SDI (il codice destinatario: 7 caratteri, 6 per una pubblica amministrazione), PEC, numero REA, CCIAA, data di costituzione, indirizzo, nazione. Qui c'è anche Split payment.
5. Rappresentante Legale e Referente / Privato: nome, cognome, dati di nascita, codice fiscale, email, telefono. L'email del referente è quella a cui partono i solleciti.
6. Consulenti Esterni (avvocato, commercialista del cliente) e Dati Commerciali (fascia dipendenti, fatturato, Stato incarico: In Attesa, Attivo, Sospeso, Chiuso).
7. Clicca Salva Cliente.

Il codice cliente viene assegnato in automatico. Prefisso e numerazione si cambiano in Sistema → Impostazioni, scheda Parametri, riquadro Codici Cliente / Fornitore.

Creare un cliente non gli dà un accesso a CoopSuite: è solo un'anagrafica.

Codice SDI e PEC: cosa scrivere

• Il cliente ha un codice destinatario: scrivilo nel campo SDI.
• Il cliente ha solo la PEC: lascia vuoto il codice SDI e compila la PEC.
• Privato senza partita IVA: scegli Privato e compila il codice fiscale. La fattura parte con codice destinatario 0000000 e il cliente la trova nella sua area riservata dell'Agenzia delle Entrate.
• Né codice SDI né PEC (azienda o ente in Italia): nella scheda compare l'avviso Senza canale SDI e l'invio allo SDI viene bloccato con il motivo. Chiedi al cliente il codice o la PEC.
• Cliente estero: scrivi in Nazione il codice del paese (DE, FR…) e la partita IVA estera così com'è. Il codice XXXXXXX lo mette CoopSuite: non servono codice SDI né PEC, e l'avviso Senza canale SDI non compare.
• Pubblica amministrazione (codice di 6 caratteri, per esempio Comune o ASL): la fattura parte nel formato per la PA e lo split payment si applica da solo.

Split payment

Con lo split payment (art. 17-ter DPR 633/72) l'IVA della fattura non la incassi tu: la versa il cliente allo Stato. Riguarda le pubbliche amministrazioni, le società da loro controllate e alcune società quotate.

Nel campo Split payment scegli:

• Automatico: si applica se il codice SDI ha 6 caratteri, cioè se il cliente è una pubblica amministrazione. Va bene quasi sempre.
• Sempre: per chi lo applica pur avendo un codice SDI di 7 caratteri, per esempio una società controllata da un ente pubblico.
• Mai: per un ente pubblico che non lo applica.

La scelta vale anche per le fatture già fatte a quel cliente, nei registri IVA e nelle liquidazioni: se hai già chiuso la liquidazione del periodo, senti prima il commercialista.

Solleciti di pagamento

Ogni mattina CoopSuite manda un sollecito per le fatture scadute e non pagate, all'email del referente. Se il referente non ha email, il sollecito non parte (la PEC non si usa per i solleciti).

• Per un cliente che non deve ricevere solleciti automatici, per esempio per un pagamento dilazionato concordato, apri Modifica e spunta Non inviare solleciti automatici in Dati Commerciali. Un sollecito a mano dallo scadenzario puoi mandarlo comunque.
• Per spegnere i solleciti di tutti i clienti, o cambiarne testi e tempi, usa la pagina Configurazione Solleciti (in Sistema → Impostazioni, scheda Parametri, riquadro Solleciti Pagamento), interruttore Solleciti automatici attivi.

La scheda del cliente

Cliccando su un cliente si apre la scheda. In alto i pulsanti Stampa, Fascicolo (PDF con anagrafica, attività, estratto conto e documenti), Invia (manda il fascicolo per email), Modifica ed Elimina.

Sotto, le schede:

• Attività: fatturato, fatture emesse e bozze, con il pulsante Nuova fattura;
• Docs: le cartelle dei documenti del cliente;
• Messaggi;
• Info: tutti i dati anagrafici;
• Economia: costi del lavoro, spese e margine sul cliente, e il pulsante Estratto Conto.

Le persone di riferimento in più si tengono in Anagrafiche → Contatti, collegate al loro cliente. Da lì puoi importare i contatti da un CSV con Importa CSV.

Come si fa — Smettere di lavorare con un cliente

• Se il cliente non ha dati collegati, dalla scheda usa Elimina.
• Se ha storico (fatture, preventivi, ordini, commesse…), CoopSuite non lo elimina per non perdere i dati: apri Modifica e imposta Stato incarico su Chiuso.

Importare molti clienti insieme

Per caricare l'elenco dal vecchio gestionale vedi il capitolo Portare i dati da un altro gestionale. Importando gli XML delle fatture emesse, i clienti che mancano vengono creati dalla partita IVA.

Problemi comuni

• «Il cliente … non si può eliminare perché ha dati collegati» → imposta lo stato incarico Chiuso.
• La ricerca da P.IVA non trova nulla → controlla che siano 11 cifre senza spazi né IT; se non trova, compila a mano.
• Avviso «Senza canale SDI» o «Invio allo SDI bloccato» → mancano sia il codice SDI sia la PEC: inseriscili da Modifica e invia di nuovo.
• Il cliente non riceve i solleciti → manca l'email del referente, oppure è spuntato Non inviare solleciti automatici, oppure i solleciti sono spenti in Configurazione Solleciti.
• Due schede per lo stesso cliente → cerca il segnale dup e usa sempre una sola anagrafica.