Archivio documenti dell'ente

L'Archivio Digitale raccoglie in un posto solo i documenti della cooperativa: visura camerale, statuto, verbali, polizze, contratti, certificazioni, documenti dei dipendenti. Ogni documento può avere una data di scadenza, così vedi subito cosa sta per scadere.

Lo apri in tre modi:

• dalla Dashboard, pulsante Documenti dell'ente;
• da Account → Anagrafica, pulsante Documenti aziendali;
• da Risorse Umane → Sedi e commesse, scheda Archivio.

Categorie

Ogni documento ha una categoria:

• Visura camerale, Atto costitutivo, Statuto cooperativo, Libro soci
• Verbali assemblea soci, Verbali CdA
• Certificazioni (qualità, ambientali, sociali)
• Bilanci depositati al Registro Imprese, Dichiarazioni fiscali (UNICO, IVA, 770)
• Revisione cooperativa biennale
• Documenti dipendenti / soci lavoratori, Contratti, Polizze assicurative, Corrispondenza, Altro

Come si fa — Caricare documenti

1. Apri l'archivio e premi Carica file.
2. Scegli uno o più file insieme: PDF, immagini (JPG, PNG), file firmati .p7m, documenti Word, Excel, OpenOffice, CSV o testo.
3. Scegli la Categoria (obbligatoria).
4. Se vuoi, compila Titolo (se lo lasci vuoto vale il nome del file), Descrizione, Tags separati da virgola, Data riferimento, Data scadenza e Collega a dipendente.
5. Premi Carica.

Se carichi più file insieme, tutti prendono la stessa categoria, gli stessi tag e le stesse date.

Cercare e controllare le scadenze

In cima all'elenco puoi cercare per titolo, tag o nome del file e filtrare per categoria, per dipendente e per Stato:

• Scaduti: la data di scadenza è passata;
• Urgenti: scadono entro 30 giorni.

Puoi anche chiedere a CoopSuite AI quali documenti scadono nei prossimi giorni.

CoopSuite non manda email per le scadenze dell'archivio: controlla il filtro ogni tanto, per esempio a inizio mese.

Come si fa — Correggere o eliminare un documento

• Con l'icona della matita (Modifica) correggi categoria, titolo, descrizione, tag, date e dipendente collegato. Il file resta quello caricato: per sostituirlo carica quello nuovo ed elimina il vecchio.
• Con l'icona del cestino (Elimina) il documento sparisce dall'archivio insieme al file. Non si recupera dalla pagina.

Cedolini nell'archivio

I cedolini in PDF caricati nell'archivio si possono leggere con la procedura guidata di importazione delle buste paga, dal pulsante accanto al file (vedi Personale, presenze e paghe).

Cose da sapere

• I documenti caricati non sono nel backup scaricabile: scaricali uno per uno se ti servono fuori da CoopSuite (vedi Backup ed esportazione dei dati).
• L'archivio non è conservazione a norma: per fatture e documenti fiscali vale l'art. 13 dei Termini di servizio.
• Alla cancellazione dei dati dopo la fine dell'abbonamento si cancellano anche i documenti dell'archivio.

Problemi comuni

• «formato non valido» → il tipo di file non è ammesso, oppure il contenuto non corrisponde all'estensione. Salvalo in PDF e ricaricalo.
• Non vedo il pulsante Carica file o la matita → il tuo ruolo può solo consultare: chiedi all'Amministratore.
• Una scadenza sbagliata compare fra gli urgenti → correggila con Modifica: non serve ricaricare il file.