CoopSuite AI

CoopSuite AI è un assistente a cui fai domande scritte, in italiano, sui dati della cooperativa: «quali fatture passive scadono questa settimana?», «quanto ho in banca oggi?», «a che punto è la fattura 12/2026 allo SDI?». Cerca i numeri nel gestionale e ti risponde.

Tre cose da sapere subito:

• Legge e basta. Dalla chat non registra, non modifica e non cancella nulla: per qualunque cambiamento vai nella pagina giusta e lo fai tu.
• Vede solo la tua cooperativa, e solo i dati che il tuo utente può vedere.
• Per le domande su come si usa CoopSuite risponde da questa guida, con il link al capitolo. Se la guida non tratta l'argomento te lo dice e ti suggerisce di aprire una richiesta di assistenza.

Come si fa — Attivare CoopSuite AI

CoopSuite AI si attiva su richiesta: apri un ticket con Assistenza in alto. Ogni cooperativa parte con 2 € di credito per provarlo.

Come si apre

• Il pulsante rotondo con il robot, in basso a destra in ogni pagina. Aperta da lì, la chat sa da quale pagina arrivi e lo usa per capire la domanda.
• Dal menu a sinistra, gruppo CoopSuite AI: Chat, Saldo & ricarica, Come usare l'AI. Accanto al nome del gruppo vedi il credito rimasto: verde, giallo sotto i 2 €, rosso da 50 centesimi in giù.

La chat è aperta a chi ha il permesso di vedere almeno uno dei dati che l'assistente sa leggere (contabilità, fatture, anagrafiche, personale, commesse, magazzino…).

Come si fa — Fare una domanda

1. Apri CoopSuite AI → Chat.
2. Scrivi la domanda nel riquadro in basso e premi il pulsante di invio, oppure Ctrl+Invio. Nella pagina vuota puoi partire da un esempio: Margine YTD, Fatture in scadenza, Saldo banca, Partitario.
3. Dopo qualche secondo arriva la risposta. Sotto, Tool usati elenca quali dati ha letto.
4. Puoi continuare nella stessa conversazione: l'assistente tiene conto di quello che vi siete detti.

• Nuova chat in alto apre una conversazione nuova.
• A sinistra, Conversazioni elenca le ultime 20: cliccandone una la riapri.
• Le conversazioni sono personali: ogni utente vede solo le proprie.
• Ogni messaggio può essere lungo al massimo 2.000 caratteri.

Domande che funzionano

• Indica il periodo: «nel 2026», «a settembre», «a oggi».
• Indica di chi parli con il nome come è scritto in anagrafica: «partitario di Rossi SRL nel 2026».
• Una cosa per volta: meglio due domande brevi che una lunga.
• Se una risposta ti sembra strana, controlla il numero nella pagina del gestionale: l'assistente riporta i dati così come sono registrati.

Cosa sa leggere

CoopSuite AI usa degli strumenti di lettura, uno per tipo di dato, e ognuno richiede lo stesso permesso della pagina che mostra quei dati:

• risultati del periodo (ricavi, costi, margine), saldi di banca e cassa, IVA, cespiti, saldo di un conto del piano dei conti, partitario;
• fatture attive aperte, fatture passive in scadenza, dettaglio di una fattura con lo stato SDI, offerte;
• clienti e fornitori;
• commesse;
• presenze, pagamenti e scadenze del personale, documenti dell'archivio;
• magazzino;
• stato dell'abbonamento (solo per chi può aprire Il mio piano) e richieste di assistenza;
• questa guida.

Se chiedi un dato per cui non ha uno strumento, o che il tuo ruolo non può vedere, te lo dice invece di inventare. Per allargare o restringere ciò che un utente vede, cambia il suo ruolo (vedi Utenti e ruoli).

Dati sanitari: fascicoli, PAI, diari e scale degli assistiti non vengono mai inviati all'assistente.

Suggerimento sulle fatture passive

Nella scheda di una fattura passiva c'è il riquadro CoopSuite AI con il pulsante Suggerisci classificazione. L'assistente guarda la fattura, lo storico del fornitore e le tue regole delle commesse, e propone conto di costo, commessa, tipo di costo e, per l'inversione contabile, la natura IVA, con una percentuale di affidabilità e la spiegazione.

• Puoi cambiare i campi proposti, poi premi Applica e genera scrittura: solo allora nasce la registrazione in contabilità.
• Oppure premi Rifiuta e registri la fattura come al solito.
• Se la fattura ha già una scrittura, l'assistente non ne crea una seconda.

Serve il permesso di modificare la gestione economica. Con fornitori nuovi, senza storico, l'affidabilità è più bassa: controlla sempre prima di applicare.

Credito e costi

CoopSuite AI funziona a credito prepagato: ogni domanda e ogni suggerimento consumano pochi centesimi.

Il saldo è sempre visibile accanto alla voce CoopSuite AI del menu. Sotto i 5 centesimi l'assistente si ferma finché non ricarichi.

Come si fa — Ricaricare il credito

La ricarica la fa l'amministratore della cooperativa, perché è un addebito sulla sua carta. Gli altri utenti vedono saldo e movimenti, ma non i pulsanti dei tagli.

1. Apri CoopSuite AI → Saldo & ricarica.
2. Scegli un taglio: 10, 20, 50 o 100 €.
3. Paghi con Revolut nella pagina sicura che si apre.
4. A pagamento confermato il credito si aggiorna da solo.

I tagli sono IVA esclusa: ricevi in credito l'intero importo e l'addebito comprende l'IVA al 22%. Nella stessa pagina, Movimenti recenti elenca ricariche, consumi e rimborsi.

Privacy

Per rispondere, i dati che l'assistente legge vengono inviati al fornitore del servizio di intelligenza artificiale (OpenAI, negli Stati Uniti). Secondo le condizioni del fornitore non vengono usati per addestrare i modelli. I dettagli sono nell'informativa privacy.

Problemi comuni