Gestione fornitori

Il fornitore è l'anagrafica di chi ti vende beni o servizi. Le fatture che ricevi dallo SDI si agganciano da sole al fornitore giusto, e dalla sua scheda vedi quanto hai comprato, pagato e ancora da pagare.

La sezione è in Anagrafiche → Fornitori.

L'elenco dei fornitori

• La ricerca trova per denominazione, partita IVA, email, categoria o codice fornitore.
• I filtri Tutti, Attivi e Inattivi mostrano i fornitori secondo il loro stato.
• Il segnale rosso dup dice che la stessa partita IVA è su più fornitori: probabilmente è un doppione.
• Export scarica l'elenco in Excel; a ogni riga ci sono i pulsanti per modificare ed eliminare.

Come si fa — Creare un fornitore

1. Apri Anagrafiche → Fornitori e clicca Nuovo Fornitore.
2. Con l'autocompilazione scrivi la partita IVA e clicca Cerca: CoopSuite compila denominazione, P.IVA, codice fiscale, codice SDI e indirizzo. PEC, email, REA e ATECO vanno inseriti a mano.
3. Dati Anagrafici: denominazione (obbligatoria), categoria, P.IVA, codice fiscale, numero REA, codice ATECO.
4. Indirizzo, Contatti (referente, telefoni, email, PEC, sito web, codice SDI) e Dati Bancari (IBAN, banca, condizioni di pagamento, per esempio «Bonifico 30gg d.f.»).
5. Clicca Crea Fornitore (in modifica il pulsante si chiama Salva Modifiche).

Il codice fornitore viene assegnato in automatico. Prefisso e numerazione si cambiano in Sistema → Impostazioni, scheda Parametri, riquadro Codici Cliente / Fornitore.

La categoria è un campo libero (Consulenze, Pulizie, Utenze…): scrivendola nella ricerca trovi tutti i fornitori di quel tipo. Usa nomi brevi e sempre uguali.

L'IBAN del fornitore

L'IBAN si inserisce a mano nella scheda. È quello usato per le distinte di bonifico (Tesoreria → Distinte SEPA): se manca, il pagamento a quel fornitore resta fuori dalla distinta.

Quando arriva una fattura, CoopSuite completa da sola i campi vuoti della scheda ma non l'IBAN. Quello scritto in fattura è il conto indicato per quella fattura: può essere di una banca non più usata o di una società a cui il fornitore ha ceduto il credito. Per questo va confermato da te.

La scheda del fornitore

Nella scheda trovi i riquadri Totale fatturato (al netto delle note di credito), Totale Pagato e Residuo, l'elenco delle sue fatture passive con lo stato e il pulsante Estratto Conto.

Fatture ricevute e fornitori creati da soli

Quando arriva una fattura dallo SDI, da un XML o dallo ZIP dell'Agenzia delle Entrate, CoopSuite cerca il fornitore per partita IVA (con o senza IT) e, se manca, per nome. Se non lo trova crea la scheda con i dati della fattura.

Se un fornitore ha lo stesso nome di uno già presente ma un'altra partita IVA, CoopSuite crea una scheda nuova, per non mescolare le fatture di due soggetti omonimi.

Professionisti con ritenuta d'acconto

Nella scheda del fornitore non c'è nulla da impostare: la ritenuta si legge dalla fattura elettronica e si aggiunge, se manca, da Fiscale → Ritenute d'Acconto. Vedi il capitolo Fatture passive (acquisti).

Ripartizione predefinita sui centri di costo

Se le fatture di un fornitore vanno sempre divise fra gli stessi centri di costo (per esempio le utenze fra due sedi):

1. apri una sua fattura passiva e, dal riquadro Centri di costo, apri la ripartizione e inserisci percentuali o importi per centro;
2. spunta Usa queste percentuali anche per le prossime fatture di questo fornitore e clicca Salva ripartizione.

Dalle fatture successive la ripartizione viene proposta già compilata: controlli e salvi. L'elenco dei fornitori con ripartizione predefinita è nella pagina dei centri di costo (Contabilità → Commesse → Centri di costo), dove puoi anche toglierla. Con Ripartisci le fatture del … non ancora ripartite la applichi in una volta alle fatture dell'anno di quei fornitori; quelle già ripartite non si toccano.

Compensazioni partite: chi è sia cliente sia fornitore

Da Tesoreria → Compensazioni partite chiudi una fattura che un soggetto ti deve con una fattura che tu devi a lui, senza movimenti di banca. La pagina elenca i soggetti con partite aperte da entrambi i lati: scegli il soggetto, seleziona i due documenti e premi Compensa.

La compensazione si registra solo se:

• è lo stesso soggetto, cioè con la stessa partita IVA nella scheda cliente e in quella fornitore. Nome e indirizzo non bastano;
• dal lato cliente c'è una fattura con importo ancora da incassare (una nota di credito non è un credito: si chiude con la fattura che rettifica);
• dal lato fornitore c'è una fattura registrata in contabilità con importo ancora da pagare;
• l'importo non supera il minore dei due residui (lascia il campo vuoto per usare proprio quello).

La fattura del fornitore chiusa così risulta pagata. Se poi emetti una nota di credito sulla fattura del cliente, CoopSuite riapre il documento del fornitore per l'importo della nota. Ripetere la stessa compensazione non crea una seconda scrittura.

La compensazione fra due soggetti diversi (per esempio la ditta individuale e la società dello stesso titolare) richiede un accordo scritto fra le parti e non si fa da qui.

Come si fa — Smettere di lavorare con un fornitore

• Se il fornitore non ha dati collegati, eliminalo dall'elenco con il cestino.
• Se ha storico, CoopSuite non lo elimina: apri Modifica e nel riquadro Stato scegli Inattivo.

Problemi comuni

• «Il fornitore … non si può eliminare perché ha dati collegati» → impostalo Inattivo.
• Due schede per lo stesso fornitore → di solito una vecchia senza partita IVA e una nuova creata da una fattura. Correggi la partita IVA sulla scheda giusta e metti Inattivo l'altra; per spostare le fatture scrivi all'assistenza.
• Il fornitore non compare nella distinta SEPA → manca l'IBAN o non è valido.
• Il soggetto non compare in Compensazioni partite → la partita IVA nella scheda cliente e in quella fornitore non è la stessa, oppure manca una partita aperta da uno dei due lati.
• Fornitore estero → scrivi in Nazione il codice del paese (DE, FR…) e la partita IVA così com'è.