Fatture attive e SDI

La fattura attiva è il documento con cui chiedi al cliente il pagamento dei servizi che la cooperativa ha reso. CoopSuite prepara la fattura, la registra in contabilità quando la emetti e la trasmette allo SDI in formato FatturaPA.

La trovi in Vendite → Fatture Attive.

Prima di cominciare

1. Dati della cooperativa completi: partita IVA, ragione sociale, indirizzo, città e provincia. Senza questi dati l'invio allo SDI è bloccato. Vedi Anagrafica cooperativa.
2. Fatturazione elettronica attiva. In Sistema → Impostazioni → Integrazioni vedi lo stato. Se è «Non configurata», premi Invia richiesta di attivazione: ti arriva una email quando è attiva.
3. Clienti completi: partita IVA o codice fiscale, indirizzo, e codice SDI o PEC. Per un privato bastano il codice fiscale e il tipo soggetto «Privato» nella sua scheda.

Il percorso di una fattura

Bozza → Emetti → Invia a SDI → esito SDI → incasso

• Bozza: la fattura si modifica, si rinumera, si annulla.
• Emetti: CoopSuite fissa i totali, crea il PDF e scrive la registrazione in prima nota (credito verso il cliente, ricavo, IVA). Da qui la fattura non si modifica più.
• Invia a SDI: CoopSuite genera l'XML e lo trasmette.

Emettere e inviare sono due permessi diversi in Sistema → Ruoli & Permessi: «Emetti fatture» e «Invia fatture allo SDI». Chi può emettere può anche inviare; a un collaboratore puoi dare il solo invio.

Come si fa — Nuova fattura

1. Vendite → Fatture Attive → Nuova Fattura.
2. Scegli il Cliente. Se nella sua scheda ci sono attività a tempo non ancora fatturate, compare il riquadro Importa Attività per aggiungerle come righe.
3. N° Fattura: lascialo vuoto e CoopSuite prende il numero successivo.
4. Tipo documento: TD01 fattura immediata, oppure TD24 o TD25 fattura differita. Per la differita compila la Data effettuazione operazione (DDT): decide il mese dell'IVA.
5. Scadenza Pagamento, Modalità Pagamento, Conto corrente (IBAN per pagamento) e, se vuoi, la Commessa di riferimento: il ricavo entra nel margine di quella commessa.
6. Pagamento: unico oppure a rate (N° Rate e Intervallo (giorni)). Le rate dividono quanto il cliente ti paga davvero: senza l'IVA in split payment e senza la ritenuta d'acconto, con la cassa previdenziale. Finché la fattura è in bozza, a ogni salvataggio il piano si rifà con i valori del modulo.
7. Se serve: Ritenuta d'acconto / Cassa previdenziale e Imposta di bollo.
8. Righe Fattura: descrizione, quantità, prezzo, sconto, aliquota IVA. Per le operazioni senza IVA scegli la natura (per esempio N4 per le prestazioni esenti).
9. Salva Fattura: resta in bozza. Controlla il PDF dalla pagina della fattura.
10. Premi Emetti (spunta Invia email per mandarla subito al cliente) e poi Invia a SDI.

Dalla pagina di una fattura puoi anche Duplica (una nuova bozza uguale) e, dopo l'emissione, Invia di nuovo via email.

«Prima di emettere»: gli avvisi

Sulla bozza compare il riquadro Prima di emettere quando:

• è una differita emessa oltre il 15 del mese dopo l'effettuazione;
• la registrazione cadrebbe in un esercizio già chiuso;
• l'IVA cadrebbe in un mese o trimestre con la liquidazione già confermata.

Puoi emettere lo stesso, confermando. Se invece il riquadro chiede una scelta sul bollo (vedi sotto), Emetti resta spento finché non scegli.

Numerazione

• Una serie per anno, che riparte da 1. Le note di credito usano la stessa serie delle fatture.
• L'anno della serie è quello della data di emissione: una fattura datata 30 dicembre, preparata a gennaio, prende il numero successivo dell'anno prima.
• Le fatture create dai moduli (rette, rendiconto pro-die dei migranti, iscrizioni agli eventi) continuano la stessa serie.
• In bozza puoi cambiare il numero con Rinumera, oppure scriverlo nel modulo. Un numero già usato da un'altra fattura dello stesso anno viene rifiutato; quello di una fattura annullata si può riprendere.
• Dopo l'invio allo SDI il numero non si cambia più.

Annullare o eliminare una fattura

• Annulla compare solo se la fattura non è stata inviata allo SDI.
• Elimina compare sulle fatture annullate.
• Una fattura già inviata allo SDI non si annulla e non si elimina: si storna con una nota di credito.

Se la fattura era già emessa, Annulla toglie anche le sue scritture dalla prima nota: quelle già numerate nel libro giornale vengono stornate, non cancellate. L'annullo non si può fare in due casi:

• la fattura ha incassi registrati: eliminali prima;
• la scrittura cade in un periodo già chiuso: emetti una nota di credito.

Esiti SDI

Il riquadro Stato SDI nella pagina della fattura mostra lo stato, la data di invio, il nome del file e il messaggio dello SDI. CoopSuite legge gli esiti da sola; per leggerli subito premi Aggiorna Stato.

Fattura scartata. Va ritrasmessa con lo stesso numero e la stessa data entro 5 giorni. Correggi il dato sbagliato (di solito nella scheda del cliente o nell'anagrafica della cooperativa), poi premi Ritrasmetti a SDI: CoopSuite rigenera l'XML con i dati aggiornati.

Controlli prima dell'invio allo SDI

CoopSuite blocca l'invio, scrivendo il motivo, se mancano dati obbligatori della cooperativa o del cliente, se la fattura non ha righe, o se il cliente non ha né codice SDI né PEC (e non è un privato o un estero).

• Pubblica Amministrazione: se il cliente ha un codice SDI di 6 caratteri, l'XML esce nel formato per la PA (FPA12).
• Privato senza partita IVA: con tipo soggetto «Privato» e codice fiscale, la fattura parte con codice destinatario 0000000. Il cliente la trova nella sua area riservata dell'Agenzia delle Entrate: mandagli comunque il PDF via email.
• Cliente estero (nazione diversa da Italia): la fattura parte con codice destinatario XXXXXXX.
• Codice fiscale numerico di 11 cifre senza partita IVA: CoopSuite avvisa. Se appartiene a un Gruppo IVA lo SDI scarta: serve la partita IVA del gruppo.

Split payment

Con lo split payment (art. 17-ter DPR 633/72) l'IVA resta scritta in fattura ma la versa il cliente, non tu: il credito verso il cliente è al netto dell'IVA. Nella scheda del cliente, campo Split payment:

• Automatico: si applica se il codice SDI ha 6 caratteri (Pubblica Amministrazione);
• Sempre: per le società controllate da enti pubblici o quotate, che hanno un codice SDI di 7 caratteri;
• Mai: per chi non lo applica.

Norma per le righe senza IVA

Per le operazioni esenti, non imponibili, non soggette o in inversione contabile, la fattura deve indicare la norma applicata (art. 21 c. 6 e 6-bis DPR 633/72). CoopSuite la scrive da sé, per ogni natura usata, nell'XML che va allo SDI e in fondo al PDF.

I testi predefiniti citano l'articolo in modo generale: per esempio, per N4 «Esente art. 10 DPR 633/72». Puoi sostituirli in Sistema → Impostazioni, scheda Contabilità, riquadro Norme in fattura per le operazioni senza IVA. Per l'esenzione N4 conviene indicare il numero preciso dell'art. 10 che applichi (n. 18, 20, 21, 27-ter…): sceglilo con il commercialista. Il testo vale per tutte le fatture dell'ente con quella natura, comprese quelle già emesse, se le riscarichi.

Imposta di bollo sulla fattura

Nel modulo della fattura, riquadro Imposta di bollo (DPR 642/72), il campo Bollo € 2 ha tre scelte:

• Automatico (regola di legge): 2 € quando le righe senza IVA (N1, N2, N3.5, N3.6, N4 esenti, N5) superano in totale 77,47 €. È il caso tipico delle prestazioni socio-sanitarie ed educative esenti;
• Dovuto (forzato) o Non dovuto (forzato): decidi tu.

Il bollo compare nel totale, nel PDF e nell'XML. Se la cooperativa gode di un'esenzione dal bollo, scegli Non dovuto dopo averlo verificato con il commercialista.

Operazioni assimilate alle esportazioni (N3.4). Il bollo non è dovuto solo se il servizio è legato a un'esportazione. Se le righe N3.4 superano 77,47 €, la fattura non si emette finché non scegli Bollo non dovuto (esportazione) o Bollo dovuto (importazione, transito, altro) nel riquadro Prima di emettere.

Il versamento trimestrale si fa da Fiscale → Bollo virtuale.

Come si fa — Nota di credito da una fattura

Per rettificare una fattura già emessa:

1. Apri la fattura e premi Nota di Credito.
2. In Righe da stornare lascia la quantità per lo storno totale, riducila per uno storno parziale, metti 0 per escludere una riga.
3. Scrivi la Causale / Note e premi Crea Bozza NC.
4. Dalla bozza premi Emetti NC e poi Invia a SDI.

Nota di credito libera

In Vendite → Fatture Attive il pulsante Nuova NC libera crea una nota di credito con righe scritte da te, ad esempio per uno sconto concordato dopo la fattura.

1. Scegli il cliente.
2. In Fattura che la nota rettifica scegli una delle sue fatture emesse. Se la fattura è stata emessa fuori da CoopSuite, per esempio con il gestionale precedente, scegli Emessa fuori da CoopSuite e scrivi numero e data come sono sull'originale.
3. Scrivi le righe, salva, poi Emetti NC e Invia a SDI.

Senza la fattura rettificata la nota resta in bozza e non si invia: la nota di variazione deve richiamare la fattura originale (art. 26 DPR 633/72). Se la nota storna in tutto o in parte una fattura di CoopSuite, è più comodo crearla dalla fattura con Nota di Credito: righe e collegamento sono già compilati.

Chiudere una nota di credito

• Se la nota deve abbattere una fattura ancora da incassare, usa Compensa con Nota di Credito dalla fattura, oppure Compensa con una fattura dalla nota.
• Il modulo dei pagamenti sulla nota registra invece un rimborso per cassa: esce denaro dalla banca (Registra rimborso).

Come si fa — Registrare un incasso

Nella pagina della fattura (anche differita TD24/TD25, o importata da XML), riquadro Pagamenti: Importo €, Data, Metodo e Conto entrata (la banca o la cassa dove è arrivato il denaro), poi Registra pagamento. CoopSuite scrive l'incasso in prima nota e aggiorna lo stato: Non pagata, Parziale, Pagata.

• Un secondo incasso con stessa data e stesso importo va confermato con la casella apposita, per evitare doppioni.
• Rateizza pagamento divide il residuo in rate; ogni rata si segna pagata quando arriva.
• Conto contabile (ricavo) → Aggiorna e rigenera cambia il conto di ricavo della fattura emessa.

Spesso l'incasso si registra da Tesoreria → Riconciliazione, abbinando il movimento della banca alla fattura.

Solleciti di pagamento

Ogni mattina CoopSuite manda ai clienti un sollecito via email per le fatture scadute e non pagate. I livelli (dopo quanti giorni, oggetto e testo) si impostano in Sistema → Impostazioni → Parametri → Gestisci Solleciti, dove puoi anche spegnere i solleciti automatici.

• Nella scheda di un cliente, Non inviare solleciti automatici lo esclude.
• Il sollecito parte solo se il cliente ha l'email del referente.
• Un sollecito a mano si manda da Tesoreria → Scadenzario.

Importare fatture emesse fuori da CoopSuite

In Vendite → Fatture Attive:

• Importa XML: carichi uno o più XML FatturaPA. CoopSuite riconosce il cliente dalla partita IVA (o lo crea) e crea le fatture in bozza, da controllare ed emettere.
• Import ZIP ADE: carichi lo ZIP scaricato dal sito Fatture e Corrispettivi dell'Agenzia delle Entrate. Fatture (TD01) e note di credito (TD04) entrano già emesse e consegnate; i clienti mancanti vengono creati e le fatture già presenti saltate. Non vengono ritrasmesse allo SDI. Le registrazioni contabili non vengono create: dopo l'import vai in Contabilità → Prima Nota e premi Rigenera mancanti.

Problemi comuni

• «La fatturazione elettronica del tuo ente non risulta ancora attiva» → l'attivazione non è completa. Riprova fra qualche minuto; se resta, scrivi all'assistenza.
• «Cliente senza Codice Destinatario SDI valido né PEC» → completa la scheda del cliente. Se è un privato senza partita IVA, scegli il tipo soggetto «Privato» e inserisci il codice fiscale.
• «Nota di credito senza la fattura che rettifica» → apri la bozza con Modifica e scegli la fattura in Fattura che la nota rettifica, oppure scrivi numero e data se è stata emessa fuori da CoopSuite.
• Il pulsante Emetti è spento → nel riquadro Prima di emettere c'è da scegliere il bollo.
• Non trovo Annulla → la fattura è già stata inviata allo SDI: si storna con una nota di credito.
• Una fattura importata dallo ZIP non è in contabilità → Contabilità → Prima Nota → Rigenera mancanti.
• Scarto per codice destinatario → il codice SDI del cliente è sbagliato: correggilo nella scheda e premi Ritrasmetti a SDI.