Backup ed esportazione dei dati

I dati in CoopSuite sono della cooperativa: puoi scaricarli quando vuoi, per archivio o per passare a un altro programma.

Sezione: Account → Backup e Ripristino. Serve un ruolo che possa cambiare le impostazioni (l'Amministratore può).

Cosa contiene un backup

Un unico file con tutti i dati della cooperativa: soci, clienti, fornitori, fatture, contabilità, personale, i dati dei moduli attivi e le impostazioni.

Non contiene:

• i documenti caricati (PDF, foto, allegati): restano nell'archivio e si scaricano da lì;
• password, codici di accesso e registro delle azioni, che per sicurezza non escono dalla piattaforma;
• le credenziali di servizi esterni salvate nelle impostazioni: nel file compaiono oscurate.

Il file è compresso (.json.gz): si apre con un programma gratuito come 7-Zip e dentro c'è un file di testo in formato standard (JSON), leggibile da un tecnico o da un altro programma.

Come si fa — Scaricare un backup

1. Apri Account → Backup e Ripristino.
2. Premi Crea backup.
3. Il backup compare in cima a Backup da scaricare, con data, numero di record e dimensione: premi Scarica.
4. Conserva il file dove preferisci (disco esterno, il tuo spazio in cloud).

Nell'elenco restano gli ultimi 7 backup che hai creato; i più vecchi si tolgono da soli. Scaricali subito.

La copia notturna di CoopSuite

Ogni notte CoopSuite fa anche una propria copia cifrata di tutta la piattaforma, tenuta per 7 giorni. Resta a noi e non si scarica: serve a rimettere in piedi il servizio dopo un guasto (art. 10.6 dei Termini di servizio).

Non sostituisce la tua copia.

Come si fa — Recuperare dati cancellati

Il ripristino da questa pagina è sospeso: rimettere un vecchio backup cancellerebbe quello che hai inserito dopo.

Se hai cancellato qualcosa per sbaglio, apri un ticket all'assistenza (vedi Assistenza) indicando:

• cosa è stato cancellato;
• quando (giorno e ora approssimativa);
• chi l'ha fatto, se lo sai: lo trovi in Sistema → Audit Log.

Vediamo se e come si può recuperare. Il recupero di singoli dati non è garantito e, dove è possibile, è un servizio a pagamento (art. 10.6 dei Termini). Per questo conviene avere sempre un backup tuo recente.

Esportazioni dalle singole pagine

Oltre al backup completo puoi esportare dalle singole funzioni: XML delle fatture, PDF di registri e bilanci, XBRL del bilancio, CSV da molti elenchi.

Dopo la fine dell'abbonamento o della prova

• Per 60 giorni CoopSuite resta in sola lettura: puoi aprire tutte le pagine, creare e scaricare il backup ed esportare dalle singole pagine. Non puoi modificare né aggiungere dati.
• In quei 60 giorni puoi riattivarti scegliendo un piano da Account → Il mio piano, senza perdere nulla.
• Prima della cancellazione ti mandiamo due email di avviso all'indirizzo dell'amministratore.
• Passato il termine la cooperativa e i suoi dati vengono cancellati definitivamente, documenti caricati compresi (art. 10.4 dei Termini). Le copie notturne spariscono entro i 7 giorni successivi.

Scaricare i dati prima di quella data spetta a te (art. 10.5 dei Termini).

Obblighi di conservazione

Libri sociali, scritture contabili, fatture e documenti vanno conservati per 10 anni (art. 2220 c.c.). Restano a carico della cooperativa anche dopo la chiusura dell'abbonamento.

CoopSuite non è un servizio di conservazione digitale a norma: tiene gli XML delle fatture elettroniche per lavorarci e consultarli. La conservazione a norma va fatta presso l'Agenzia delle Entrate (servizio gratuito, previa adesione) o presso un conservatore accreditato (art. 13 dei Termini).

Suggerimenti

• Un backup ogni tanto, tenuto da te: per esempio ogni tre mesi, su un disco esterno.
• Proteggilo: contiene dati personali di soci, dipendenti e assistiti. Tienilo in una cartella protetta.
• Prima di modifiche importanti (cancellazioni in blocco, chiusura dell'esercizio) crea un backup.
• Disdici? Backup prima, e controlla di riuscire ad aprirlo.

Problemi comuni

• Non vedo la pagina Backup e Ripristino → serve un ruolo con il permesso di modificare le impostazioni: chiedi all'Amministratore.
• «Il ripristino da questa pagina è sospeso» → scrivi all'assistenza: il recupero lo facciamo noi.
• Il backup è vecchio → nell'elenco restano solo gli ultimi 7: creane uno nuovo.