Fatture passive

Le fatture passive sono quelle che ti mandano i fornitori. CoopSuite le riceve dallo SDI, crea o completa la scheda del fornitore, le registra in prima nota e le mette in scadenzario.

La sezione è in Acquisti → Fatture Passive.

Prima di iniziare

• La fatturazione elettronica deve essere attiva: in Sistema → Impostazioni, scheda Integrazioni, lo stato deve dire «Fatturazione elettronica: Attiva».
• Codice destinatario: comunica ai fornitori il codice 5NYCUR5, che trovi nella stessa scheda.

Come arrivano le fatture

• Dallo SDI, in automatico: CoopSuite controlla ogni ora se ci sono fatture nuove. Il pulsante Scarica da SDI le scarica subito.
• Importa XML: carichi uno o più file XML della fattura elettronica.
• Import ZIP ADE: carichi lo ZIP scaricato da Fatture e Corrispettivi dell'Agenzia delle Entrate. Le fatture già presenti vengono saltate.
• Nuova: inserimento a mano, per i documenti che non passano dallo SDI.

Quando la fattura arriva dallo SDI o da un file, CoopSuite:

1. cerca il fornitore per partita IVA; se non c'è lo crea, se c'è ne completa i campi vuoti. L'IBAN non viene preso dalla fattura: va inserito a mano nella scheda del fornitore (vedi il capitolo Gestione fornitori);
2. conserva il file XML, che scarichi dalla pagina della fattura con il pulsante XML;
3. applica le regole automatiche delle commesse, se una regola vale per quella fattura;
4. registra la fattura in prima nota e la mette in scadenzario.

Le fatture non ancora aperte hanno l'etichetta Nuova nell'elenco.

L'elenco

Filtri per anno e per stato: Da pagare, Parzialmente pagate, Pagate, Compensate. Filtri per tipo: Solo fatture, Solo Note di Credito (TD04), Reverse charge (TD16-28). Puoi selezionare più fatture e assegnarle insieme a una commessa. Stampa produce l'elenco in PDF.

Fattura «Da registrare»

Se la registrazione in prima nota non è riuscita (per esempio piano dei conti incompleto o periodo già chiuso), la fattura ha l'etichetta Da registrare. Apri la fattura, sistema la causa e premi Rigenera scrittura contabile.

Come si fa — Inserire una fattura a mano

1. In Acquisti → Fatture Passive clicca Nuova.
2. Scegli il fornitore fra quelli esistenti oppure — Nuovo fornitore — e compila denominazione, P.IVA e codice fiscale.
3. Indica tipo documento (TD01 - Fattura, TD02 - Acc/Ant, TD04 - Nota credito, TD05 - Nota debito), numero, data documento, data ricezione, scadenza e modalità di pagamento.
4. Compila le Righe Documento con quantità, prezzo e aliquota IVA, ed eventualmente il bollo.
5. In Conti Contabili puoi lasciare il conto di costo su — Auto (storico fornitore) — (vedi sotto).
6. Clicca Salva Fattura Passiva.

Non inserire a mano una fattura che arriverà anche dallo SDI: avresti un doppione.

Come si fa — Controllare e correggere la registrazione

Apri la fattura. Trovi Dati Fornitore, le Righe e la Scrittura contabile con i conti dare e avere.

• Per ogni riga puoi scegliere una commessa diversa da quella del documento, poi Salva imputazioni per riga.
• Per correggere la registrazione scegli Conto costo (Dare), Conto IVA (Dare) e Conto debito (Avere) e premi Rigenera scrittura contabile.
• Con Aggiungi riga manuale alla PN aggiungi una riga, per esempio il bollo di 2 €.

Alla voce Conto debito lascia Partitario del fornitore (automatico): così il debito compare nella scheda del fornitore e si chiude con pagamenti e compensazioni.

Il conto di costo proposto

Se non scegli tu il conto di costo (nel modulo — Auto (storico fornitore) —, e in tutti gli import), CoopSuite usa il conto più usato per quel fornitore nelle sue ultime 50 fatture registrate. Conta la riga di costo più alta di ogni registrazione, così bollo e piccole spese non spostano la scelta; a parità vince il conto usato più di recente. Per un fornitore senza storico usa il conto delle prestazioni professionali.

Se scegli tu un conto, vale la tua scelta. Controlla sempre le prime fatture di un fornitore nuovo: dalle successive il conto giusto viene proposto da solo.

CoopSuite AI (se attiva): nel riquadro in fondo alla fattura, Suggerisci classificazione propone conto di costo, commessa e tipo di costo. Puoi applicarlo con Applica e genera scrittura o lasciarlo perdere.

Ritenuta d'acconto sulle fatture dei professionisti

Se la fattura del professionista ha la ritenuta, CoopSuite la legge dall'XML: il debito verso il fornitore è al netto della ritenuta e la ritenuta va sul debito verso l'Erario. Nella fattura il riquadro Ritenute operate la mostra con lo stato del versamento.

Se la ritenuta manca, aggiungila da Fiscale → Ritenute d'Acconto → Nuova Ritenuta, scegliendo la fattura passiva: la scrittura della fattura viene rifatta al netto.

La ritenuta si versa (codice 1040) entro il 16 del mese dopo quello in cui paghi il professionista. Finché la fattura non è pagata la ritenuta è Non ancora dovuta. Il versamento e la delega F24 si gestiscono da Fiscale → Ritenute d'Acconto.

Reverse charge e acquisti dall'estero

I documenti dei tipi da TD16 a TD28 si trovano con il filtro Reverse charge (TD16-28). Per le integrazioni in inversione contabile (TD16, TD17, TD18, TD19, TD20 e TD22) CoopSuite registra l'IVA sia a debito sia a credito; la natura IVA compare nel riquadro Reverse charge. Gli acquisti da San Marino con IVA in fattura (TD28) e le estrazioni da deposito IVA con versamento (TD23) non sono inversione contabile: l'IVA si detrae soltanto.

CoopSuite non trasmette allo SDI i documenti di integrazione per gli acquisti dall'estero (TD17, TD18, TD19): concorda con il tuo commercialista chi li invia.

Pagare una fattura

Le fatture da pagare sono in Tesoreria → Scadenzario. Il pagamento si registra in due modi:

• dalla banca: in Tesoreria → Riconciliazione abbini il movimento dell'estratto conto alla fattura. È la strada consigliata, perché usa la data vera dell'uscita;
• dalla fattura: nel riquadro Pagamenti inserisci importo, data, metodo e Conto uscita (il conto corrente o la cassa), poi Registra pagamento.

Un secondo pagamento con stessa data e stesso importo va confermato con la casella apposita, per evitare doppioni. Per pagare più fatture con un solo file di bonifici usa Tesoreria → Distinte SEPA.

Note di credito del fornitore

Se il fornitore ha note di credito aperte, nella pagina della fattura compare Compensazione disponibile: scegli la nota e chiudi le due partite senza movimenti di banca. Funziona solo fra una fattura e una nota di credito con importo ancora aperto su entrambe e collegate alla stessa scheda fornitore. Conta la scheda, non il nome scritto nel documento: «Rossi S.r.l.» e «ROSSI SRL» con la stessa partita IVA si compensano, due fornitori diversi con lo stesso nome no.

Per compensare con un soggetto che è sia cliente sia fornitore vedi il capitolo Gestione fornitori, sezione Compensazioni partite.

Eliminare una fattura passiva

Elimina cancella la fattura e le sue scritture automatiche. Non funziona se:

• la fattura ha pagamenti o compensazioni: annullali prima dalla prima nota o dalla riconciliazione bancaria (il pulsante mostra un lucchetto);
• è registrata in un periodo IVA chiuso: per correggerla serve una nota di credito o una rettifica;
• ha una ritenuta già versata o inclusa in una delega F24: prima annulla il versamento.

Problemi comuni

• Fattura con l'etichetta «Da registrare» → aprila, leggi il messaggio (di solito conti mancanti o periodo chiuso) e premi Rigenera scrittura contabile.
• Conto di costo sbagliato → scegli il conto giusto sotto la scrittura e premi Rigenera scrittura contabile.
• «Pagamento NON registrato: seleziona il c/c bancario di uscita» → scegli nel campo Conto uscita il conto corrente o la cassa da cui sono usciti i soldi.
• «Importo superiore al residuo» → la fattura è già pagata in parte: controlla i pagamenti registrati.
• Il fornitore non compare nella distinta SEPA → manca l'IBAN nella sua scheda: inseriscilo a mano.
• Non arrivano più fatture → controlla in Sistema → Impostazioni, scheda Integrazioni, che la fatturazione elettronica sia attiva, prova Scarica da SDI e verifica che il fornitore usi il codice 5NYCUR5.