Contabilità in CoopSuite

CoopSuite tiene la contabilità in partita doppia. Fatture attive e passive, incassi, pagamenti, stipendi e versamenti creano da soli le registrazioni di prima nota. Da lì nascono mastrini, partitari, registri IVA e bilancio.

Le voci sono nel menu Contabilità: Prima Nota, Mastrini, Partitario, Operazioni, Bilanci, Controlli e quadrature, Commesse, Piano dei conti.

Piano dei conti

Sezione: Contabilità → Piano dei conti.

Ogni cooperativa parte da un piano dei conti già pronto per le cooperative, con la voce del bilancio CEE già assegnata a ogni conto. Le macroclassi sono Attivo, Passivo (con il Patrimonio netto), Costi e Ricavi. Ci sono già i conti tipici di una cooperativa: capitale sociale, riserva legale, riserva indivisibile, ristorni ai soci, ricavi da convenzioni con enti pubblici, contributi (anche 5 per mille).

Ogni conto ha un codice a livelli, un nome, un tipo (attivo, passivo, patrimonio, costo, ricavo) e una voce CEE, che decide dove finisce il saldo nel bilancio. Clienti, fornitori e banche hanno un conto proprio sotto il loro mastro: CoopSuite lo crea la prima volta che serve.

Cosa puoi cambiare

• Aggiungere un conto con Nuovo Conto: codice, nome e tipo.
• Cambiare nome e descrizione. Il codice non si cambia.
• Disattivare un conto che non usi.
• Cambiare il tipo: se il conto ha già movimenti, CoopSuite chiede una conferma, perché il saldo cambia posto nel bilancio.
• Mappatura CEE (scheda in cima alla pagina): la voce di bilancio di ogni conto e la casella Oltre 12 mesi per crediti e debiti esigibili oltre l'esercizio successivo.

Cambia le voci CEE solo d'accordo con il commercialista: una voce sbagliata sposta il saldo in un altro punto del bilancio depositato. Un conto nuovo senza voce CEE resta fuori dal bilancio CEE e dal rendiconto finanziario: assegnagliela subito.

Prima nota

Sezione: Contabilità → Prima Nota.

L'elenco mostra le registrazioni dell'anno, con numero di giornale, causale, conti e importi; si filtra per mese e per parola. In alto trovi i totali Dare e Avere. PDF esporta il libro giornale.

Le etichette: AUTO per le registrazioni create dai documenti, STORNO per uno storno, STORNATA per la registrazione che è stata stornata.

Come si fa — Una registrazione manuale

Serve per giroconti, rettifiche, spese senza fattura.

1. Premi Nuova Registrazione.
2. Compila Data, Causale (facoltativa), Descrizione e Rif. Documento.
3. Inserisci le righe: conto, dare o avere, importo. Aggiungi riga per aggiungerne.
4. Premi Salva Registrazione. Se il totale Dare è diverso dal totale Avere, non si salva.

Una registrazione manuale si modifica (icona matita) finché non è stornata e il periodo è aperto. Le registrazioni automatiche non si modificano qui: si correggono dal documento, per esempio cambiando il conto di costo nella fattura passiva.

Riclassificare un costo e rigenerare

• L'icona Riclassifica, sulle registrazioni automatiche, divide un costo su più conti senza cambiare numero e data.
• Rigenera mancanti crea le registrazioni che mancano per le fatture emesse, per esempio quelle importate dallo ZIP dell'Agenzia. Non tocca i documenti che una registrazione ce l'hanno già.

Correggere: lo storno

Una registrazione numerata non si cancella: si storna. L'icona Storna crea una registrazione uguale e contraria e lascia intatta l'originale. Anche Elimina, su una registrazione già numerata, fa uno storno, così il giornale resta senza buchi. Si cancella davvero solo una registrazione mai numerata, in un periodo aperto.

Una registrazione collegata a un documento (fattura, pagamento, stipendio, F24, ritenuta, cespite, rateo o risconto, movimento della banca) si corregge dalla pagina di origine, non dalla prima nota.

Periodi IVA chiusi

Con Periodi IVA chiudi un mese, un trimestre o l'anno; anche la conferma di una liquidazione IVA chiude il suo periodo. Da quel momento non si creano, modificano o cancellano registrazioni con data in quel periodo. Il periodo lo riapre l'amministratore della cooperativa dalla stessa pagina, scrivendo il motivo (resta nel registro delle attività). Non si riapre se il bilancio di quell'anno risulta depositato. Dopo la correzione ricordati di richiuderlo.

Mastrini e partitario

• Contabilità → Mastrini: scegli un conto e l'anno e vedi tutti i movimenti con il saldo progressivo. Con Includi sottoconti vedi anche il saldo di ogni sottoconto (per esempio tutte le banche) e il totale.
• Contabilità → Partitario: scegli cliente o fornitore, soggetto, anno e mesi. Vedi i movimenti del suo conto con il saldo, e lo stampi in PDF. Serve per controllare un estratto conto con il cliente o il fornitore.

Controlli e quadrature

Sezione: Contabilità → Controlli e quadrature, con tre schede:

• Anomalie: registrazioni non quadrate o in periodi chiusi, incassi e pagamenti registrati due volte, movimenti della banca non riconciliati da tempo, prima nota della banca diversa dall'estratto conto, fatture passive da registrare e altri controlli;
• Chiusura mese: le verifiche da fare prima di chiudere il periodo. Non blocca nulla, ti dice cosa manca;
• Registro IVA: vendite e acquisti, con le stampe.

Suggerimenti

• Non toccare il piano dei conti se non serve. Quello di partenza copre i casi normali di una cooperativa.
• Scrivi descrizioni chiare: «Storno fattura n. 45 per reso» dice di più di «Rettifica».
• Guarda le anomalie ogni mese e chiudi il periodo IVA dopo la liquidazione.
• Il commercialista può lavorare con il ruolo Commercialista: vedi il capitolo Utenti, ruoli e permessi.

Problemi comuni

• «Registrazione non bilanciata» → Dare e Avere non coincidono: di solito è un errore di battitura in una riga.
• «Il periodo IVA … è chiuso» → la data cade in un periodo chiuso. Usa una data del periodo aperto oppure fai riaprire il periodo all'amministratore da Prima Nota → Periodi IVA.
• Una fattura non compare in prima nota → è ancora in bozza: la registrazione nasce all'emissione. Se è emessa e manca, usa Rigenera mancanti.
• IVA sbagliata in una registrazione automatica → l'aliquota viene dalla riga della fattura. In bozza correggi la riga; se è già emessa serve una nota di credito.
• Voglio annullare una registrazione → usa Storna. Se è di un documento, correggi il documento.